Checklist beursdeelname
Een organisate neemt deel aan een beurs om zich te presenteren, in contact te komen met de doelgroep en zaken te doen.
De organisatie kan er verschillende zaken presenteren, zoals de verschillende produkten en diensten, het merk of er bijvoorbeeld een product lanceren.
Vroeger was er veel aandacht voor “nieuw”,”nut” en kwaliteit. Tegenwoordig is het belangrijk om ook duidelijk te maken waar de organisatie en zijn mensen voor staan. Bijvoorbeeld “groen” en “fair.”
De organisatie besteedt altijd al aandacht aan communicatie en stijl. De presentatie op de beurs moet daar dus naadloos op aansluiten. Daarom wordt aangeraden om dezelfde personen de regie te geven over dat onderdeel.
Communicatie gaat allang niet meer over de beursdeelname in enge zin. De organisatie is bijvoorbeeld al aktief op internet, onder andere via eigen website en social media. De beursdeelnname wordt daarin geïntegreerd als een event, met updates, of bijvoorbeeld een livestream.
Naast het gebruikelijke plan voor beursdeelname is een aansluitend mediaplan dus het overwegen waard.
De beursdeelname kan meer zijn dan een stand hebben. De beurs is vaak druk en hectisch. Een optie is om in een rustige afgescheiden ruimte een presentatie of demonstratie te geven. Die kan vrij toegankelijk zijn, maar ook alleen voor genodigden. Het laatste kan genodigden het gevoel geven dat zij bijzondere gasten zijn.
Bij een beurs gaat het erom om op te vallen. Probeer dus alle bezoekers het gevoel te geven dat zij “bijzonder” zijn en dat ze iets bijzonders meemaken.
Checklist
Bepaal de doelstellingen van de aanwezigheid
Een organisate neemt deel aan een beurs om zich te presenteren, in contact te komen met de doelgroep en zaken te doen.
Mogeljke doelstellingen
Directe verkoop van goederen en/of diensten
Direct klantcontact
– Contact met bestaande klanten versterken
– Nieuwe klanten werven
Reclame
– Organisatie bekend maken
– Product en/of dienst bekend maken
– Merkbeleving versterken
– Publiciteit
Communicatie
– Informatie verstrekken
– Informatie verzamelen
– Bereik via internet versterken:
– Website van de organisatie
– Socialmedia
Projectorganisatie inrichten
Beursdeelname is een complex proces en vraagt daarom om een projectorganisatie. Deze moet een verbinding hebben met personen die beslissingsbevoegdheid hebben en ( financiёle) middelen kunnen toewijzen.
Aandachtspunten
Instellen projectgroep
Bepalen doelstellingen beursdeelname
Bepalen doelgroepen
Bepalen te presenteren producten en/of diensten
Begroting voorbereiden
Project inrichten, starten en begeleiden
Planning, draaiboek en checklist maken
Interne communicatie
Planning en draaiboek
De planning geeft aan wat, wanneer en door wie moet gebeuren. Als er veel deeltaken en details zijn is het raadzaam ook een draaiboek te maken waar dit tot in detail beschreven is.
Aandachtspunten
Organisatie inrichten
Begroting opstellen en laten goedkeuren
Beursdeelname regelen
Promotie vooraf
Drukwerk en merchandise
Stand – fysiek
Stand – organisatie
Briefing en instructies vooraf en ter plekke
Uitvoering
Afwikkeling
Evaluatie
Begroting opstellen en laten goedkeuren
De begroting is nodig om de kosten te ramen, de uitgaven te beheersen en achteraf verantwoording af te leggen.
Aandachtspunten
Inschrijvingskosten beurs
Verzekering
Reclame
Drukwerk en merchandise
Transport
Stand ( huur/ aanschaf)
– Stand
– Inrichting
– Exploitatie
Catering
Personeel
Onvoorzien
Beursdeelname regelen
De beursdeelname moet tijdig worden geregeld. Dat betreft niet alleen de inschrijving, maar ook het laten goedkeuren van de stand door de beursorganisatie.
Aandachtspunten
Interne goedkeuring regelen
Inschrijven
– Plaats en oppervakte bepalen
– Reservering
– Inrichting stand laten goedkeuren door beursorganisatie
– Verzekering
Promotie vooraf
De beursdeelname dient vooraf in- en extern bekendheid te worden gegeven. Dat heeft niet alleen tot doel bekendheid eraan te geven, maar het is al reclame op zichzelf. Als het kan verdient het aanbeveling klanten en relaties persoonlijk te benaderen.
Aandachtspunten
Interne communicatie
Advertenties in vakbladen, de beurscatalogus enz.
Persbericht
Berichten op de eigen website en in social media
Nieuwsbrief aan bestaande klanten
Klanten en relaties uitnodigen
– Beurskaarten
– Klanten persoonlijk benaderen
Drukwerk en merchandise
Drukwerk en merchandise kunnen bezoekers lokken, maar zijn ook een tastbare herinnering die tot reacties achteraf kunnen leiden. Uitstraling is dus belangrijk, maar ook praktische zaken als contactgegevens.
Aandachtspunten
Inventariseren aanwezig bruikbaar materiaal
Bepalen behoefte aanvullend materiaal
Folders
brochures
Nieuwsbrieven
Posters
Documentatiemappen
– NB pers
Badges
Gadgeds
Goodybags
Stand – fysiek
De stand ( en de plaats) is cruciaal en dient de juiste uitstraling te hebben.
Aandachtspunten
Stand regelen ( huren, kopen…)
Stand-ontwerp
Tekening grondplan inrichting
Contact met standbouwer
Contact met transporteur
Transport
Opbouw van de stand
Inrichting stand
– Achtergrond met naam/ logo organisatie, aandachtstrekkers ( panelen.
Illustraties…)
– Stoffering
– Voorzieningen voor staan, zitten, tafels, balie, opbergen, keuken
– Decoratie
Technische voorzieningen
– Verlichting
– Beeld
– Geluid
– Electricteit
– Water
– Wifi
– Computer met internettvebinding, tablets, flatscreen, beamer
– Multimedia presentatie ( bedrijfsfilm…)
– Opladers
– Cateringvoorzieningen
Afbreken van de stand
Transport en opslaan
Stand – organisatie
De stand moet worden opgebouwd en goed functioneren. Cruciaal is de bemensing. De mensen zijn het visitekaartje en dienen dan ook goed gebriefed en ondersteund te worden.
Aandachtspunten
Algemeen
Reis en verblijf personeel
– Parkeren
– Hotel
– Maaltijden
Kledingvoorschriften, badges
Personeel voor opbouwen en afbreken stand
Personeel voor het bemensen van de stand
– Vertegenwoordigers met produktkennis, kennis van bestaande klanten, sales
Roulatieschema, pauzes
Catering
Briefing en Instructies vooraf en ter plekke
Doelstellingen
De aard van de beurs en de deelnemers
Organisatie
– Taakverdeling
– Contactpunten
– Tijdsplanning
Inrichting en voorzieningen stand
Ontvangst en communicatie met de klant
– Train de elevator pitch: hoe vertel je snel wie je bent en wat je te bieden hebt.
– Lijst met genodigden
– Registratie van bezoekers en gespreksnotities ( voor aftersales)
– Lijst met relevante adressen, telefoonnumers…
Afhandelen van vragen en incidenten
Uivoering
De beursdag zelf is vaak hectisch en dient dus goed voorbereid te zijn. Naast de stand zelf kan ook worden gedacht aan beursacties ( demonstratie, kortingen…) en het geven van presentaties elders in de beurs.
Aandachtspunten
Controle van de stand, technische voorzieningen, hulpmiddelen, drukwerk….
Controle aanwezigheid personeel
Controle van de verbindingen ( telefoon)
Catering
Verkennen van de beurs ( concurrentie, kansen…)
Beursacties
Organiseren eigen presentatie, demonstratie
Fotografisch verslag van de dag
Afwikkeling
Naast praktische zaken als het afbreken van de stand is er ook het beheren van de resultaten en de persoonlijke aandacht.
Aandachtspunten
Opruimen, transport en opslaan
Ontvangen bestellingen, afspraken, kaartjes enz. verzamelen en de afhandeling ervan regelen
Bedankjes en cadeautjes voor personeel, sprekers enz.
Evaluatie
De evaluatie betreft allereerst een zakelijke verantwoording. Zijn de doelen binnen de begroting gerealiseerd. Daarnaast is er het gesprek over het verloop, over wat goed ging, wat beter kan, gesignaleerde kansen, ervaringen.
Aandachtspunten
Zijn de doelstellingen bereikt
Begroting en feitelijke kosten.
Verkopen, bestellingen
Bezoekers
– Aantal bezoekers
– Bestaande klanten
– Nieuwe klanten
– Potentiёle nieuwe klanten ( leads)
– Aantal informatieverzoeken
Hoeveelheid publiciteit was er
– Traffic op de eigen website
– Links naar de eigen website
– Meldingen in de pers, radio, televisie
– mentions in social media
Het verloop van de deelname
– Ervaringen
– Wat ging er goed
– Wat kan beter
– Gesignaleerde kansen en bedreigingen
Follow up
– Afhandeling informatieverzoeken
– Afhandelen contacten
