Terug naar DIVERSEN

MESSETEILNAHME ( Konzept)

Checkliste Messeteilnahme

Eine Organisation nimmt an einer Messe teil, um sich zu präsentieren, mit der Zielgruppe in Kontakt zu treten und Geschäfte zu machen.

Die Organisation kann dort verschiedene Dinge präsentieren, wie die verschiedenen Produkte und Dienstleistungen, die Marke oder beispielsweise ein neues Produkt lancieren.

Kommunikation ist entscheidend, um das Ziel zu erreichen.

Bei der Kommunikation geht es nicht mehr nur um die Teilnahme an der Messe im engeren Sinne. So ist die Organisation beispielsweise bereits im Internet aktiv, unter anderem über eine eigene Website und soziale Medien. Die Messebeteiligung wird als Event, mit Updates oder beispielsweise als Live-Stream eingebunden.

In der Vergangenheit wurde viel Wert auf „Neuheit“, „Nützlichkeit“ und „Qualität“ gelegt. Heutzutage ist es wichtig, auch deutlich zu machen, wofür die Organisation und ihre Menschen stehen. Zum Beispiel „grün“ und „fair“.

Die Organisation widmet daher bereits viel Aufmerksamkeit der Kommunikation. Die Präsentation auf der Messe sollte sich daher nahtlos daran anschließen. Es wird daher empfohlen, dass dieselben Personen für diesen Teil verantwortlich sind. Neben dem üblichen Messebeteiligungsplan ist ein nachträglicher Mediaplan eine Überlegung wert.

Eine Messebeteiligung kann mehr sein als nur ein Stand. Die Börse ist oft geschäftig und hektisch. Eine Möglichkeit besteht darin, eine Präsentation oder Demonstration in einem ruhigen, separaten Raum zu halten. Sie kann frei zugänglich sein, aber auch nur für geladene Gäste. Letzteres kann den Eingeladenen das Gefühl geben, besondere Gäste zu sein.

Bei einer Messe geht es darum, sich abzuheben. Versuchen Sie also, allen Besuchern das Gefühl zu geben, „besonders“ zu sein und etwas Besonderes zu erleben. Dies gilt sicherlich auch für unsere eigenen Kunden.

Checkliste

Bestimmen Sie die Ziele der Präsenz


Eine Organisation nimmt an einer Messe teil, um sich zu präsentieren, mit der Zielgruppe in Kontakt zu treten und Geschäfte zu machen.


Mögliche Ziele

Direktverkauf von Waren und/oder Dienstleistungen

Direkter Kundenkontakt

– Kontakt zu bestehenden Kunden stärken

– Gewinnen Sie neue Kunden

Werbung

– Organisation bekannt geben

– Produkt und/oder Dienstleistung bekannt machen

– Stärkung des Markenerlebnisses

– Werbung

Kommunikation

– Informationen bereitstellen

– Informationen erhalten

– Reichweite über das Internet stärken:

   – Website der Organisation

   – Sozialen Medien

Projektorganisation aufbauen

Eine Messebeteiligung ist ein komplexer Prozess und erfordert daher eine Projektorganisation. Dies muss einen Bezug zu Personen haben, die über Entscheidungsbefugnisse verfügen und (finanzielle) Ressourcen zuweisen können.

Aufmerksamkeitspunkte

Projektgruppe festlegen

Festlegung von Zielen für die Messebeteiligung

Zielgruppen bestimmen

Bestimmung der zu präsentierenden Produkte und/oder Dienstleistungen

Budget vorbereiten

Ein Projekt konzipieren, starten und betreuen

Planung, Szenario und Checkliste erstellen

Interne Kommunikation

Planung und Drehbuch

Der Zeitplan gibt an, was wann und von wem zu tun ist. Bei vielen Teilaufgaben und Details ist es ratsam, auch ein Szenario zu machen, in dem dies ausführlich beschrieben wird.

Aufmerksamkeitspunkte

Organisation organisieren

Budget vorbereiten und genehmigen

Vermittlung von Messebeteiligungen

Förderung im Voraus

Druck und Merchandise

Stehen – körperlich

Stand – Organisation

Einweisung und Einweisung vorab und am Ort

Leistung

Siedlung

Auswertung

Budget vorbereiten und genehmigen

Das Budget ist notwendig, um die Kosten abzuschätzen, die Ausgaben zu kontrollieren und danach Rechenschaft abzulegen.

Aufmerksamkeitspunkte

Anmeldegebühr für Teilname

Versicherung

Werbung

Druck und Merchandising

Transport

Stand (Miete/Kauf)

– Stand

– Design

– Ausbeutung

Gastronomie

Mitarbeiter

Unvorhergesehen

Vermittlung von Messebeteiligungen

Die Teilnahme an der Messe muss rechtzeitig vereinbart werden. Dies betrifft nicht nur die Anmeldung, sondern auch die Zulassung des Standes durch die Messegesellschaft.


Aufmerksamkeitspunkte

Vereinbaren Sie eine interne Genehmigung

Sich einschreiben

– Ort und Bereich bestimmen

– Reservierung

– Lassen Sie die Standgestaltung von der Messeorganisation genehmigen

– Versicherung

Förderung im Voraus

Die Teilnahme an der Ausstellung muss vorab intern und extern angekündigt werden. Dies soll nicht nur bekannt gemacht werden, sondern ist selbst Werbung. Wenn möglich, empfiehlt es sich, Kunden und Geschäftspartner persönlich anzusprechen.

Aufmerksamkeitspunkte

Interne Kommunikation

Anzeigen in Fachzeitschriften, Messekatalog etc.

Pressemitteilung

Nachrichten auf Ihrer eigenen Website und in sozialen Medien

Newsletter für Bestandskunden

Laden Sie Kunden und Geschäftspartner ein

– Eintrits Karten

– Gehen Sie persönlich auf Kunden zu

Druck und Merchandising

Drucksachen und Merchandising-Artikel können Besucher anziehen, sie sind aber auch eine greifbare Erinnerung, die später zu Reaktionen führen kann. Das Aussehen ist daher wichtig, aber auch praktische Dinge wie Kontaktdaten.

Aufmerksamkeitspunkte

Machen Sie eine Bestandsaufnahme des verfügbaren verwendbaren Materials

Ermitteln Sie den Bedarf an zusätzlichem Material

Flugblätter

Broschüren

Newsletter

Plakate

Dokumentationsmappen

– NB Presse

Abzeichen

Spielereien

Gute Taschen

Stand – körperlich

Der Stand (und der Ort) ist entscheidend und muss das richtige Erscheinungsbild haben.

Aufmerksamkeitspunkte

Standvermittlung (mieten, kaufen…)

Standgestaltung

Grundrissplan zeichnen

Kontakt zum Messebauer

Kontakt mit Spediteur

Transport

Aufbau des Standes

Einrichtungsständer

– Hintergrund mit Namens-/Logoorganisation, Blickfang (Panels.

    Illustrationen…)

– Polsterung

– Steh-, Sitz-, Tisch-, Tresen-, Lager-, Kücheneinrichtungen

– Dekoration

Technisches Equipment

– Erleichterung

– Bild

– Klang

– Elektrizität

– Wasser

– W-lan

– Computer mit Internetanschluss, Tablets, Flachbildschirm, Beamer

– Multimediale Präsentation (Firmenfilm…)

– Ladegeräte

– Catering-Einrichtungen

Abbau des Ständers

Transport und Lagerung

Stand – Organisation

Der Stand muss ordnungsgemäß aufgebaut und funktionsfähig sein. Entscheidend ist die Personalausstattung. Der Mensch ist die Visitenkarte und sollte daher gut gebrieft und unterstützt werden.

Aufmerksamkeitspunkte


Allgemein

Reise- und Unterkunft personal

– Parken

– Hotel

– Mahlzeiten

Kleiderordnung, Abzeichen

Standpersonal für Auf- und Abbau

Personal für die Standbesetzung

– Vertreter mit Produktkenntnissen, Kenntnis bestehender Kunden, Vertrieb

Rotationsplan, Pausen

Gastronomie

Einweisung und Einweisung vorab und am Ort

Ziele

Die Art der Messe und die Teilnehmer

Organisation

– Aufgabenteilung

– Kontaktstellen

– Zeitplanung

Ausrüstung und Einrichtungen stehen

Empfang und Kommunikation mit dem Kunden

– Trainieren Sie den Elevator Pitch: Wie sagen Sie schnell, wer Sie sind und was Sie zu bieten haben?

– Liste der Eingeladenen

– Registrierung von Besuchern und Gesprächsnotizen (für Aftersales)

– Liste relevanter Adressen, Telefonnummern…

Umgang mit Fragen und Vorfällen

Ausführung

Der Messetag selbst ist oft hektisch und sollte daher gut vorbereitet werden. Neben dem Stand selbst kommen auch Messeaktionen (Vorführung, Rabatte etc.) und Präsentationen an anderen Stellen der Messe in Frage.

Aufmerksamkeitspunkte

Beherrschung des Standes, technische Einrichtungen, Werkzeuge, Drucksachen….

Kontrollieren Sie die Anwesenheit des Personals

Verbindungen prüfen (Telefon)

Gastronomie

Erkundung des Aktienmarktes (Konkurrenz, Chancen…)

Ausstellungsförderung

Eigene Präsentation, Vorführung organisieren

Fotobericht des Tages

Siedlung

Neben praktischen Dingen wie dem Abbau des Standes geht es auch um die Verwaltung der Ergebnisse und die persönliche Betreuung.

Aufmerksamkeitspunkte

Reinigung, Transport und Lagerung

Sammeln Sie eingegangene Bestellungen, Termine, Tickets etc. und veranlassen Sie deren Abwicklung

Dank und Geschenke für Mitarbeiter, Referenten usw.

Auswertung

Zunächst betrifft die Bewertung die unternehmerische Rechenschaftspflicht. Wurden die Ziele innerhalb des Budgets erreicht? Dazu kommt die Diskussion über den Fortschritt, darüber, was gut gelaufen ist, was verbessert werden könnte, identifizierte Chancen, Erfahrungen.


Aufmerksamkeitspunkte

Wurden die Ziele erreicht?

Budget und tatsächliche Kosten.

Verkauf, Bestellungen

Besucher

– Besucherzahl

– Bestehende Kunden

– Neue Kunden

– Potenzielle Neukunden (Leads)

– Anzahl der Informationsanfragen

Es gab viel Publicity

– Verkehr auf Ihrer eigenen Website

– Links zu Ihrer eigenen Website

– Berichte in Presse, Rundfunk, Fernsehen

– Erwähnungen in sozialen Medien

Der Ablauf der Teilnahme

– Erfahrungen

– Was ging gut

– Was kann man besser machen

– Identifizierte Chancen und Risiken

Nachverfolgen

   – Bearbeitung von Informationsanfragen

   – Umgang mit Kontakten

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