Checkliste Messeteilnahme
Eine Organisation nimmt an einer Messe teil, um sich zu präsentieren, mit der Zielgruppe in Kontakt zu treten und Geschäfte zu machen.
Die Organisation kann dort verschiedene Dinge präsentieren, wie die verschiedenen Produkte und Dienstleistungen, die Marke oder beispielsweise ein neues Produkt lancieren.
Kommunikation ist entscheidend, um das Ziel zu erreichen.
Bei der Kommunikation geht es nicht mehr nur um die Teilnahme an der Messe im engeren Sinne. So ist die Organisation beispielsweise bereits im Internet aktiv, unter anderem über eine eigene Website und soziale Medien. Die Messebeteiligung wird als Event, mit Updates oder beispielsweise als Live-Stream eingebunden.
In der Vergangenheit wurde viel Wert auf „Neuheit“, „Nützlichkeit“ und „Qualität“ gelegt. Heutzutage ist es wichtig, auch deutlich zu machen, wofür die Organisation und ihre Menschen stehen. Zum Beispiel „grün“ und „fair“.
Die Organisation widmet daher bereits viel Aufmerksamkeit der Kommunikation. Die Präsentation auf der Messe sollte sich daher nahtlos daran anschließen. Es wird daher empfohlen, dass dieselben Personen für diesen Teil verantwortlich sind. Neben dem üblichen Messebeteiligungsplan ist ein nachträglicher Mediaplan eine Überlegung wert.
Eine Messebeteiligung kann mehr sein als nur ein Stand. Die Börse ist oft geschäftig und hektisch. Eine Möglichkeit besteht darin, eine Präsentation oder Demonstration in einem ruhigen, separaten Raum zu halten. Sie kann frei zugänglich sein, aber auch nur für geladene Gäste. Letzteres kann den Eingeladenen das Gefühl geben, besondere Gäste zu sein.
Bei einer Messe geht es darum, sich abzuheben. Versuchen Sie also, allen Besuchern das Gefühl zu geben, „besonders“ zu sein und etwas Besonderes zu erleben. Dies gilt sicherlich auch für unsere eigenen Kunden.
Checkliste
Bestimmen Sie die Ziele der Präsenz
Eine Organisation nimmt an einer Messe teil, um sich zu präsentieren, mit der Zielgruppe in Kontakt zu treten und Geschäfte zu machen.
Mögliche Ziele
Direktverkauf von Waren und/oder Dienstleistungen
Direkter Kundenkontakt
– Kontakt zu bestehenden Kunden stärken
– Gewinnen Sie neue Kunden
Werbung
– Organisation bekannt geben
– Produkt und/oder Dienstleistung bekannt machen
– Stärkung des Markenerlebnisses
– Werbung
Kommunikation
– Informationen bereitstellen
– Informationen erhalten
– Reichweite über das Internet stärken:
– Website der Organisation
– Sozialen Medien
Projektorganisation aufbauen
Eine Messebeteiligung ist ein komplexer Prozess und erfordert daher eine Projektorganisation. Dies muss einen Bezug zu Personen haben, die über Entscheidungsbefugnisse verfügen und (finanzielle) Ressourcen zuweisen können.
Aufmerksamkeitspunkte
Projektgruppe festlegen
Festlegung von Zielen für die Messebeteiligung
Zielgruppen bestimmen
Bestimmung der zu präsentierenden Produkte und/oder Dienstleistungen
Budget vorbereiten
Ein Projekt konzipieren, starten und betreuen
Planung, Szenario und Checkliste erstellen
Interne Kommunikation
Planung und Drehbuch
Der Zeitplan gibt an, was wann und von wem zu tun ist. Bei vielen Teilaufgaben und Details ist es ratsam, auch ein Szenario zu machen, in dem dies ausführlich beschrieben wird.
Aufmerksamkeitspunkte
Organisation organisieren
Budget vorbereiten und genehmigen
Vermittlung von Messebeteiligungen
Förderung im Voraus
Druck und Merchandise
Stehen – körperlich
Stand – Organisation
Einweisung und Einweisung vorab und am Ort
Leistung
Siedlung
Auswertung
Budget vorbereiten und genehmigen
Das Budget ist notwendig, um die Kosten abzuschätzen, die Ausgaben zu kontrollieren und danach Rechenschaft abzulegen.
Aufmerksamkeitspunkte
Anmeldegebühr für Teilname
Versicherung
Werbung
Druck und Merchandising
Transport
Stand (Miete/Kauf)
– Stand
– Design
– Ausbeutung
Gastronomie
Mitarbeiter
Unvorhergesehen
Vermittlung von Messebeteiligungen
Die Teilnahme an der Messe muss rechtzeitig vereinbart werden. Dies betrifft nicht nur die Anmeldung, sondern auch die Zulassung des Standes durch die Messegesellschaft.
Aufmerksamkeitspunkte
Vereinbaren Sie eine interne Genehmigung
Sich einschreiben
– Ort und Bereich bestimmen
– Reservierung
– Lassen Sie die Standgestaltung von der Messeorganisation genehmigen
– Versicherung
Förderung im Voraus
Die Teilnahme an der Ausstellung muss vorab intern und extern angekündigt werden. Dies soll nicht nur bekannt gemacht werden, sondern ist selbst Werbung. Wenn möglich, empfiehlt es sich, Kunden und Geschäftspartner persönlich anzusprechen.
Aufmerksamkeitspunkte
Interne Kommunikation
Anzeigen in Fachzeitschriften, Messekatalog etc.
Pressemitteilung
Nachrichten auf Ihrer eigenen Website und in sozialen Medien
Newsletter für Bestandskunden
Laden Sie Kunden und Geschäftspartner ein
– Eintrits Karten
– Gehen Sie persönlich auf Kunden zu
Druck und Merchandising
Drucksachen und Merchandising-Artikel können Besucher anziehen, sie sind aber auch eine greifbare Erinnerung, die später zu Reaktionen führen kann. Das Aussehen ist daher wichtig, aber auch praktische Dinge wie Kontaktdaten.
Aufmerksamkeitspunkte
Machen Sie eine Bestandsaufnahme des verfügbaren verwendbaren Materials
Ermitteln Sie den Bedarf an zusätzlichem Material
Flugblätter
Broschüren
Newsletter
Plakate
Dokumentationsmappen
– NB Presse
Abzeichen
Spielereien
Gute Taschen
Stand – körperlich
Der Stand (und der Ort) ist entscheidend und muss das richtige Erscheinungsbild haben.
Aufmerksamkeitspunkte
Standvermittlung (mieten, kaufen…)
Standgestaltung
Grundrissplan zeichnen
Kontakt zum Messebauer
Kontakt mit Spediteur
Transport
Aufbau des Standes
Einrichtungsständer
– Hintergrund mit Namens-/Logoorganisation, Blickfang (Panels.
Illustrationen…)
– Polsterung
– Steh-, Sitz-, Tisch-, Tresen-, Lager-, Kücheneinrichtungen
– Dekoration
Technisches Equipment
– Erleichterung
– Bild
– Klang
– Elektrizität
– Wasser
– W-lan
– Computer mit Internetanschluss, Tablets, Flachbildschirm, Beamer
– Multimediale Präsentation (Firmenfilm…)
– Ladegeräte
– Catering-Einrichtungen
Abbau des Ständers
Transport und Lagerung
Stand – Organisation
Der Stand muss ordnungsgemäß aufgebaut und funktionsfähig sein. Entscheidend ist die Personalausstattung. Der Mensch ist die Visitenkarte und sollte daher gut gebrieft und unterstützt werden.
Aufmerksamkeitspunkte
Allgemein
Reise- und Unterkunft personal
– Parken
– Hotel
– Mahlzeiten
Kleiderordnung, Abzeichen
Standpersonal für Auf- und Abbau
Personal für die Standbesetzung
– Vertreter mit Produktkenntnissen, Kenntnis bestehender Kunden, Vertrieb
Rotationsplan, Pausen
Gastronomie
Einweisung und Einweisung vorab und am Ort
Ziele
Die Art der Messe und die Teilnehmer
Organisation
– Aufgabenteilung
– Kontaktstellen
– Zeitplanung
Ausrüstung und Einrichtungen stehen
Empfang und Kommunikation mit dem Kunden
– Trainieren Sie den Elevator Pitch: Wie sagen Sie schnell, wer Sie sind und was Sie zu bieten haben?
– Liste der Eingeladenen
– Registrierung von Besuchern und Gesprächsnotizen (für Aftersales)
– Liste relevanter Adressen, Telefonnummern…
Umgang mit Fragen und Vorfällen
Ausführung
Der Messetag selbst ist oft hektisch und sollte daher gut vorbereitet werden. Neben dem Stand selbst kommen auch Messeaktionen (Vorführung, Rabatte etc.) und Präsentationen an anderen Stellen der Messe in Frage.
Aufmerksamkeitspunkte
Beherrschung des Standes, technische Einrichtungen, Werkzeuge, Drucksachen….
Kontrollieren Sie die Anwesenheit des Personals
Verbindungen prüfen (Telefon)
Gastronomie
Erkundung des Aktienmarktes (Konkurrenz, Chancen…)
Ausstellungsförderung
Eigene Präsentation, Vorführung organisieren
Fotobericht des Tages
Siedlung
Neben praktischen Dingen wie dem Abbau des Standes geht es auch um die Verwaltung der Ergebnisse und die persönliche Betreuung.
Aufmerksamkeitspunkte
Reinigung, Transport und Lagerung
Sammeln Sie eingegangene Bestellungen, Termine, Tickets etc. und veranlassen Sie deren Abwicklung
Dank und Geschenke für Mitarbeiter, Referenten usw.
Auswertung
Zunächst betrifft die Bewertung die unternehmerische Rechenschaftspflicht. Wurden die Ziele innerhalb des Budgets erreicht? Dazu kommt die Diskussion über den Fortschritt, darüber, was gut gelaufen ist, was verbessert werden könnte, identifizierte Chancen, Erfahrungen.
Aufmerksamkeitspunkte
Wurden die Ziele erreicht?
Budget und tatsächliche Kosten.
Verkauf, Bestellungen
Besucher
– Besucherzahl
– Bestehende Kunden
– Neue Kunden
– Potenzielle Neukunden (Leads)
– Anzahl der Informationsanfragen
Es gab viel Publicity
– Verkehr auf Ihrer eigenen Website
– Links zu Ihrer eigenen Website
– Berichte in Presse, Rundfunk, Fernsehen
– Erwähnungen in sozialen Medien
Der Ablauf der Teilnahme
– Erfahrungen
– Was ging gut
– Was kann man besser machen
– Identifizierte Chancen und Risiken
Nachverfolgen
– Bearbeitung von Informationsanfragen
– Umgang mit Kontakten
